1、基础资料亦称基本资料。指资料中最基本的、最重要的、最常用和最稳定的部分。它是资料中的骨干和核心。如地理、行政区划，科学技术重要成就，重要的考古发现和重要文物介绍，有关方针政策、重要言论及会议记要，有代表性的人物，重要事件及其背景，等等，均属此类资料。这类资料应求其完整、系统。
2、建立基础资料要有连续性、继承性、积累性。不能半途而废，干干停停，停停干干，必须慎之于初，一经建立，便须坚持不懈。由于每个单位的工作性质、任务不同，基础资料的内容、范围、重点也不一样，应体现自己的特点。要切合本单位的实际，具有针对性、适应性。