1、搞清发送邮件对象、邮箱地址。发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。To：email接收者邮箱地址;From：email发送者邮箱地址;CC：抄送;Subject：主题，即这份email的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确，Subject简单明了地写清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定价政策会议); letter of application(申请信)。
2、明确邮件目的。一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢(Thanking)、答复消息(Responding)、表达歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、确认信息(Making /confirm/iation)、提出要求(Requesting)、询问原因(Inquiring)、提出建议(Making suggestions)等。每种类型都会相应的句型可供参考，这里以表达感谢和询问原因为例。表达感谢可以用Thank you for v+ing/ your reply. 开头;询问原因时，可以用Could you tell me...? Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain... 等句型。对于英语基础不是特别扎实的同学来说，适当积累一些常用句型，对提高商务邮件书写能力及工作效率是很有帮助的。在平时多积累的基础上也可以阅读一些书籍参考，比如《商务英语周末课堂—电子邮件英语》。
3、正文内容直奔主题。商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，比如：Id like to discuss the meeting preparation with you. 表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。
4、注意语气和措辞。除了英语不出错，说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式(informal)表达，而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式(formal)用语。比如提出建议时，非正式场合可以说How is ... for you? Is... ok for you? 正式用语则要说成When would be convenient for you?
5、检查拼写。确保发送的邮件不要有拼写错误，可以先用电脑自动检查一遍，不确定的单词查字典确认。拼写虽是小事，却反映出办事的态度，千万不要因为拼写而给对方造成不好的印象。