1、标题，通知函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。
2、正文。
（1）开头。写行文的缘由、背景和依据。开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。
（2）主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。
（3）结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。
3、落款，写上通知人或单位名称，和通知时间。