1、沟通事项也称为沟通内容。在与员工进行沟通之前，领导自身必须首先明确所要沟通的事项内容。必要时，可以书面形式列罗出来，同时给一份员工。或张贴于公告栏。
2、准备好相关物品和资料。在与员工或下属沟通之前，需要准备好与当次沟通相关的内容资料、物料、样品等等。
3、必要时还可能有：PPT电子等电子文档、音响、视屏等。准备充分，表达才够清楚。（很多领导不注重这一点，可能是因为沉迷于自身是领导的角色，而忘记了这正是领导自身的工作。）
4、选定最佳的沟通方式。沟通方式有很多种，可针对性选定其中一种或多种综合的最佳方式：
5、口头沟通：面对面沟通的要点是：语言表达口齿要求清晰、语种应用对接、言谈与举止/表情可充分相结合，以达到沟通的最佳效果。