中小企业是否需要OA办公系统呢?这个问题很难回答，因为“中小企业”这个概念本身就太宽泛，在不同的行业，企业规模会相差得非常悬殊。
比如一个制造型企业，公司规模有上千人，但管理人员却只有几十人，和几十台电脑，并且都在一个大办公室，这样的企业可能并不需要OA办公系统。
但一个金融公司虽然只有100人，却每个人都使用电脑办公，并且有驻外机构，也经常出差办公，那么它就很适合用OA办公系统。
据华天动力OA的网络营销主管岳先生介绍，在OA办公系统行业，通常认为一个企业拥有30到200台电脑数量，则是中小企业项目。当然，这种分类并没有科学的依据，只是一种习惯性和经验性的认识。
这样的企业在应用OA办公系统过程中有什么特点呢?根据岳先生的总结，有以下四个特点：
首先，他们通常没有专职的IT管理人员;
其次，他们通常只有很少的预算(几千元到几万元);
再次，他们的需求通常比较简单和标准化;
最后，他们希望厂商能够提供可靠、及时、低成本的服务。
基于以上特点，中小企业应该选用什么样的OA办公系统也就很清晰了，我们一一对应来看，这个系统应该具有以下特点：
1、 OA办公系统的易用性要很强，要非常容易实施、容易使用、容易维护，普通办公人员就能够维护;
2、 系统的性价比要高，没有隐形成本，后期维护和升级费用低;
3、 需要完全成熟的产品化软件，软件经过多年的市场优化，非常实用和适用，尽量不用或少用二次开发;
4、 厂商能够提供远程在线服务，无需上门就能够实时响应和解决用户在使用中遇到的各种问题。
了解了以上需求特点和系统特点，采购会变得简单么?通常不能。
这是人的天性使然，采购任何商品时，人们总是希望用最低的价格买到最好的产品。便宜的觉得不好，好的又太贵，总是各种纠结，各种权衡，到底怎么办才好呢?
岳先生用买车的故事来比较OA办公系统采购。他说，一个家庭有了小宝宝，想买一辆车出行方便，车当然是越贵越好了，可是钱却不宽裕。是买5万元的比亚迪，还是7万元的桑塔纳，还是9万元的福克斯呢，还有迈腾不错，就是太贵了，贷款买?
岳先生说，就这几辆车来说，他可能选择福克斯。比亚迪是便宜，但是可靠性和安全性不放心，毕竟要拉着一家老小出行。桑塔纳足够可靠，安全性也过得去，保养成本很低，但就是车型太老，舒适性和美观性差很多。福克斯是主打的合资品牌车型，安全、舒适、美观，虽然价格高一些，但使使劲还够得上，性价比不错。至于迈腾，作为自己第二辆车的目标吧。
不知道看完这个故事后，你是否已经心中有数。笔者认为，对中小企业来说，类似的价格，宁可选择大厂商提供的低端版本，也不选择小厂商的高端版本。
这是因为，大厂商所提供的低端版本虽然功能和授权账号较少，但是已经足够满足使用需要了，而且系统非常稳定，服务和二次开发都有保证。将来随着企业规模的扩大，还可以升级到高端版本(注：个别厂商无法直接升级)，能够保证系统应用的一脉相承。
而小厂商提供的OA办公系统虽然看起来功能很全，价格也很低，但通常设计不完善，细节不到位，稳定性和安全性都不好，服务更是难有保证，很可能用了一年后就找不到对方了。
因此，企业级的应用，还是应该稳定、实用、好用为上，这才是对企业最大的负责，最好的省钱。