1、成立策划团队。组织精干人员成立一个运动会筹划团队，负责整个运动会的统筹指挥，幕后工作以及人员安排等等。
2、策划运动会方案。策划方案应详细的说明运动会的比赛项目，报名流程，比赛时间，比赛场所，参赛条件，比赛规则，评选方式，奖项设置等8个重要信息。
3、征集参赛者。策划方案制完成后，制作一份比赛通知，在预先计划好的范围内（学校/社区/全县/全国）发放比赛通知，号召大家按时报名参加。
4、场地及人员安排。提前做好参赛场地的布置，准备好比赛用所有设备，安排专门的安保人员，道具管理人员，后勤保障人员，医护人员，裁判评委等，负责现场秩序维护。
5、风险防范。做好风险防范，可以指定一套应急预案，对天气变化，运动员受伤等突发情况进行应急处理。
6、报名。根据策划方案和通知的安排，在报名地点等待参赛者前来报名，可以预先准备好报名申请材料，做好登记。一定要留好参赛者的联系方式，最好是留两个以上的联系方式，避免到了参赛的时间无法联系对方。
7、比赛。根据参赛报名人数，可以安排初选，复选，经过筛选后的运动员参加最后的比赛，参赛者应选出负责联系的带队人员，负责与主办方取得联系，负责安排参赛者的作息时间等等。
8、评选及颁奖。安排专业评选人员对比赛结果进行评审，确定最终的获奖者。颁奖人员可以选择主办方领导，特邀嘉宾等有身份分量的人。